Combien de fois n’avez-vous pas éprouvé un sentiment d’impuissance devant votre panier d’arrivée trop plein et que vous ne parvenez jamais à gérer correctement? Selon David Kekich, entrepreneur américain, l’anxiété est souvent causée par l’absence de contrôle, d’organisation et d’action. Vous avez tout à gagner à réduire votre niveau d’anxiété et votre stress quotidien. Votre efficacité personnelle est en jeu.

David Allen propose un modèle intéressant pour gérer votre panier d’arrivée sous toutes ses formes, qu’il s’agisse de courriels ou de correspondance traditionnelle.

La meilleure façon d’apprendre, c’est de passer à l’action! Les règles du jeu sont fort simples :

1. Vous commencez par le premier élément sur la pile :

• N’accordez pas de priorité à ce stade, quelle que soit l’importance perçue.
• Ne confondez pas l’examen rapide avec les urgences à gérer dans votre panier.


• Ne vous attaquez pas uniquement aux items qui vous semblent intéressants.


• Le panier d’arrivée est un centre de gestion et jamais un centre d’entreposage ou de classement.

2. Vous passez les items un à la fois :

• Focaliser sur un seul item à la fois requiert attention et prise de décision, et permet de passer à travers tout le panier.
• Par ailleurs, lorsque vous êtes interrompu, il vous est plus facile de vous y retrouver ensuite.

3. Vous ne retournez rien et vous ne laissez rien dans le panier d’arrivée :

• La gestion du panier est à sens unique; vous devez traiter l’item sans faute.
• Lorsque que vous sortez un item du panier, décidez immédiatement de ce que vous allez en faire.

La question névralgique que vous devez vous poser pour chaque item est la suivante : quelle est la prochaine action exigée?

Vous devez être très spécifique. Dois-je répondre, faire des recherches, mettre mon patron en copie?

Souvenez-vous que les actions sont des activités physiques et visuelles. Ce n’est pas suffisant de dire «organiser une réunion à ce sujet». Vous devez décider de qui sera invité, de l’ordre du jour, du lieu, de la date, etc.

Une fois l’action identifiée, vous avez trois options:

1. L’exécuter (immédiatement si elle prend moins de deux minutes).
2. La déléguer (si vous n’êtes pas la personne appropriée pour l’exécuter).
3. La transférer (intégrer-là à votre système de gestion de priorités et de temps).

Et s’il n’y a pas d’action à prendre?

1. Poubelle : soyez sévère! N’hésitez pas à effacer l’item. Ayez confiance en votre intuition. Si vous estimez que vous ne vous y référerez pas dans les prochains jours, il serait mieux de le mettre à la poubelle. Un régime minceur s’impose dans la plupart des cas!
2. Items à réflexions : par exemple, « cet atelier annoncé me semble intéressant mais je veux y penser quelques jours ». Dans ce genre de situation, l’alternative est la suivante : créer une liste « peut-être » ou une liste « rappel ». Le but de ces procédures est d’enlever tous les items de votre esprit tout en demeurant confiant que votre système les fera apparaître au moment approprié.
3. Matériel de référence : à classer immédiatement sous l’onglet ou le fichier approprié. Il est primordial d’avoir un système de classement général à portée de la main, dans lequel vous classerez tout ce qui pourra présenter un intérêt ultérieurement.

La dernière étape du traitement consiste à regrouper vos actions sous l’étiquette de projets. Toutes les actions qui nécessitent plus d’une étape doivent être traitées comme un projet. Il vous faut donc débuter une liste de projets et la gérer. Le but de cette liste est d’assurer que tous les items ont une place dans votre gestion de priorités et qu’ils ne traînent plus dans votre panier d’arrivée.

Votre efficacité ne pourra qu’augmenter, votre stress et votre anxiété, baisser.

D’après Getting Things Done, par David Allen.

« Article tiré avec permission du communiqué mensuel ‘Le Coach et la Mouche’ publié par l’équipe de Carole Samson, Sylvain Boulianne, Ghislain Lévesques et Yvon Lachapelle »